REKISTERINPITÄJÄ

Musiikkiopisto Juvenalia ry ja sen ylläpitämä oppilaitos Musiikkiopisto Juvenalia
Soittoniekanaukio 1 B
02600 ESPOO

REKISTERIASIOISTA VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ

Sanna Saarinen
sanna.saarinen@juvenalia.fi
044 717 0981

REKISTERIN NIMI

Oppilasrekisteri

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Oppilasrekisteri

Oppilasrekisterissä olevien tietojen käyttötarkoitus:

• • opintoja koskevien tietojen tallettaminen palautteen antamiseksi ja todistusten kirjoittamiseksi
  • viestinnän hoitaminen oppilaiden kotien ja oppilaitoksen välillä
  • lukukausimaksujen laskuttaminen ja mahdollinen perintä
  • tapaturmatapauksissa tapaturmailmoituksen toimittaminen vakuutusyhtiölle
  • vapautuvien oppilaspaikkojen täyttäminen
  • viranomaisten pyytämien tilastojen kokoaminen; tilastoista ei ilmene yksittäisiä oppilaita tai huoltajia koskevia tietoja

Rekisterin käyttö perustuu

• • lakiin taiteen perusopetuksesta L 633 / 1998
  • henkilötietolakiin L 523 / 1999 (13§)
  • lakiin verojen ja maksujen täytäntöönpanosta L 706 / 2007
  • yhdistyslakiin L 503 / 1989
  • taiteen perusopetuksen opetussuunnitelman perusteisiin; Opetushallitus määräykset ja ohjeet 2017:12a
  • Musiikkiopisto Juvenalian ry:n sääntöihin
  • Musiikkiopisto Juvenalian johtosääntöön

REKISTERÖIDYT

Oppilaat

Rekisteröityjä ovat oppilaat, jotka

• • huoltaja on ilmoittanut musiikkileikkikouluun ja joiden oppilaspaikan huoltaja on hyväksynyt
  • ovat saaneet oppilaspaikan pääsykokeen perusteella ja joiden oppilaspaikan huoltaja on hyväksynyt
  • musiikkiopiston pääsykokeessa käyneet, mutta ilman oppilaspaikkaa jääneet hakijat, jotka ovat vuoden ajan oppilaspaikkajonossa ennen heidän tietojensa poistamista.

KUVAUS REKISTERIN TIETORYHMISTÄ

Oppilasrekisteriin merkityt tiedot

Tiedot oppilaasta

• • etunimet, sukunimi, kutsumanimi
  • sukupuoli
  • puhelinnumero, sähköposti
  • äidinkieli
  • syntymäaika
  • henkilötunnus
  • opiskelijanumero
  • osoite, postinumero ja -toimipaikka
  • kotikunta
  • mahdolliset sisarukset
  • opintotiedot
  • läsnäoleva / poissaoleva
  • opintojen aloituspäivämäärä
  • osasto
  • oppilastunnus
  • pääaine
  • oppitunnin pituus
  • ryhmäopinnot (esim. orkesteri, kuoro, yhtye, musiikin hahmottamisaineet)
  • laskuasetukset (osasto, sisaralennus)
  • opintosuoritukset
  • todistukset
  • tarvikelainat
  • jatkamisilmoitus
  • ohjelmistotiedot

Tiedot huoltajasta

• • etunimet, sukunimi, kutsumanimi
  • puhelinnumero, sähköposti
  • äidinkieli
  • syntymäaika
  • osoite
  • postinumero ja -toimipaikka
  • kotikunta
  • vapaaehtoiset tiedot toisesta huoltajasta ovat samat kuin yllä huoltajasta luetellut tiedot

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään sekä alaikäisten oppilaiden ja hakijoiden
huoltajilta.

HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖLLINEN LUOVUTUS

Henkilötietoja luovutetaan seuraavasti

• • opettajille oppilaan ja huoltajan yhteystiedot sekä tieto oppilaan iästä
  • opettajille oppilaan opintoja koskevat tiedot palautteen antamista ja opinto-ohjausta varten
  • maksamattomista lukukausimaksuista toimeksiannot perintätoimistolle

HENKILÖTIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

• • rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei oppilaiden yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta
  • rekisterit ovat pilvipalvelussa vahvasti salattujen yhteyksien takana; tiedostojen suojaus on hoidettu asianmukaisesti
  • laitteistojen sijainti ja suojaus on hoidettu huolella
  • laitteet sijaitsevat lukituissa tiloissa
  • päätteille vaaditaan kirjautuminen
  • rekisterin käyttäjät on tunnistettu ja käyttövaltuuksia valvotaan huolella
  • rekisterin ja työasemien väliset yhteydet on suojattu niin, etteivät ulkopuoliset pääse tietoihin käsiksi
  • henkilöstölle käyttöoikeudet myönnetään voimassa olevien työsopimuksien perusteella
  • työntekijöillä on oikeus nähdä ja muokata vain sellaisia oppilastietoja, joita työtehtävien hoitamiseksi tarvitaan
  • perus-, ilmoittautumis- ja suoritustietoja voi muokata ainoastaan rekisterin käyttöoikeuden saanut Musiikkiopisto Juvenalian työntekijä
  • rekisterijärjestelmän ulkopuolisen toimittajan kuhunkin tehtävään valtuuttamalla henkilöllä on pääsy järjestelmän tietokantoihin niiden kehittämiseksi, ylläpitämiseksi ja päivittämiseksi
  • oppimäärän suorittamista osoittavat todistusjäljennökset säilytetään pysyvästi
  • tiedot on säädetty salassapidettäviksi
  • vanhentuneet asiakirjat poistetaan sähköisistä rekistereistä
  • vanhentuneet paperiset rekisterit tuhotaan silppuamalla

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rangaistukset henkilörekisteririkoksesta, henkilörekisteriin kohdistuvasta tietomurroista ja säädetyn vaitiolovelvollisuuden rikkomisesta on säädetty henkilötietolain 48 §:ssä.

Tarkastusoikeus ja virheen oikaisu:

• • oppilaalla ja alaikäisen oppilaan huoltajalla on oikeus tarkastaa rekisteriin sisältyvät itseään koskevat tiedot
  • pyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti, omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai lomakkeella, jonka musiikkiopisto on siihen tarkoitukseen tehnyt
  • pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on oppilaan tai huoltajan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään
  • oppilaalla on ja alaikäisen oppilaan huoltajalla on oikeus tilata eepos-järjestelmän kautta maksuton epävirallinen opintosuoritusote
  • oppilas ja alaikäisen oppilaan huoltaja voivat itse korjata yhteystietonsa järjestelmään omilla tunnuksillaan; oppilaat ja huoltajat vastaavat itse tunnuksien huolellisesta säilyttämisestä ja vastuullisesta käyttämisestä

Oppilaan oikeus tulla unohdetuksi:

• • oppilas tai alaikäisen oppilaan huoltaja toimittaa musiikkiopistolle kirjallisen pyynnön unohdetuksi tulemisesta
  • opintojen päätyttyä
    oppilashallintojärjestelmän ylläpitäjä poistaa henkilötiedot oppilaitoksen henkilöstön näkyviltä
  • oppilas tai alaikäisen oppilaan huoltaja saa koodin, jolla jatkossa oppilaan opintotiedot ovat löydettävissä
  • opintotietojen ja henkilötietojen välinen yhteys katkaistaan, henkilötiedot kätketään koodin taakse
  • ilman koodia opintotietoihin ei pääse
  • oppilas tai alaikäisen oppilaan huoltaja vastaa koodin huolellisesta säilyttämisestä
  • toimenpide on lopullinen